Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst: wo der Spielraum liegt

Warum tut sich der öffentliche Dienst bei der Personalgewinnung schwer?

Befund: Die Dauer des Besetzungsverfahrens ist der größere Nachteil als die Höhe der Vergütung.

Private Arbeitgeber können innerhalb weniger Tage zusagen. Im öffentlichen Dienst folgen auf das Auswahlgespräch regelmäßig die Beteiligung des Personalrats, die Prüfung der Eingruppierung und je nach Träger eine Gremienbefassung. Bewerber mit mehreren Angeboten entscheiden sich in dieser Zeit anderweitig.

Hinzu kommt die Altersstruktur. In vielen Verwaltungen steht ein erheblicher Teil der Beschäftigten vor dem Ruhestand, während gleichzeitig Aufgaben zunehmen. Die Vergütung selbst ist dabei nicht durchgängig der Nachteil, zu dem sie gemacht wird. In mehreren Entgeltgruppen ist der öffentliche Dienst wettbewerbsfähig, vor allem im Vergleich zu kleinen privaten Arbeitgebern. Der Nachteil liegt in der Starrheit, nicht im Betrag.

Welche Rolle spielt die tarifliche Bindung?

Befund: Die Eingruppierung folgt der Tätigkeit, nicht der Marktlage für eine Qualifikation.

Tarifverträge des öffentlichen Dienstes ordnen Tätigkeiten Entgeltgruppen zu. Eine Verwaltung kann einer IT-Fachkraft nicht einfach mehr zahlen, weil der Markt mehr verlangt, solange die Tätigkeit einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist.

Spielräume bestehen dennoch, und sie werden selten ausgeschöpft. Dazu gehören die Anerkennung einschlägiger Berufserfahrung bei der Stufenzuordnung, die vorgezogene Stufenzuweisung zur Deckung des Personalbedarfs und tarifliche Zulagen, soweit der jeweilige Tarifvertrag sie vorsieht. Ob und in welcher Form diese Instrumente anwendbar sind, hängt vom konkreten Tarifwerk und vom Träger ab und sollte vor der Ausschreibung geklärt werden, nicht während der Verhandlung mit dem Bewerber.

Welche Vorteile werden in Stellenausschreibungen verschenkt?

Befund: Planbarkeit, Beschäftigungssicherheit und Altersversorgung stehen selten in der Ausschreibung.

Viele Ausschreibungen des öffentlichen Dienstes beschreiben Aufgaben und Anforderungen vollständig und das Angebot gar nicht. Genau das Angebot ist aber der Grund, aus dem Menschen aus der Privatwirtschaft wechseln.

Konkret benennbar sind verlässliche Arbeitszeiten ohne Erreichbarkeit nach Feierabend, planbare Dienstpläne, die Zusatzversorgung, Jahressonderzahlung, Zeitzuschläge und ein Arbeitsplatz, der nicht von der Auftragslage abhängt. Für Beschäftigte in Branchen mit Schichtarbeit und Konjunkturrisiko sind das starke Argumente. Sie wirken allerdings nur, wenn sie konkret formuliert sind. Eine zweite Stellschraube betrifft die Sichtbarkeit.

Wie werden Stellen des öffentlichen Dienstes überhaupt gefunden?

Befund: Stellen, die nur auf dem eigenen Portal stehen, erreichen fast ausschließlich Menschen, die dort gezielt suchen.

Viele Verwaltungen veröffentlichen ausschließlich im eigenen Stellenportal und im Amtsblatt. Das erreicht Menschen, die bereits im öffentlichen Dienst arbeiten oder gezielt dorthin wollen, aber niemanden aus der Privatwirtschaft.

Technisch lösbar ist das über ein JobPosting-Markup, das die Ausschreibung in die Jobergebnisse der Suchmaschinen bringt, wie der Beitrag zur Ausspielung von Stellenanzeigen in den Jobergebnissen beschreibt. Die Voraussetzung ist eine eigene Seite je Stelle, was Portale mit Sammelansicht nicht erfüllen. Wer darüber hinaus Menschen ohne Suchabsicht erreichen will, braucht die im Beitrag zur Personalgewinnung über soziale Netzwerke beschriebenen Wege. Die größte Wirkung liegt jedoch im Verfahren selbst.

Wie lässt sich das Besetzungsverfahren beschleunigen?

Befund: Verkürzbar sind die Zeiten zwischen den Schritten, nicht die Schritte selbst.

Die rechtlich vorgeschriebenen Beteiligungen lassen sich nicht weglassen. Die Wartezeiten dazwischen schon. In vielen Verfahren vergehen Wochen, weil Termine nacheinander gesucht statt im Voraus festgelegt werden.

Wirksam sind feste Auswahltermine im Monatsrhythmus, zu denen alle Beteiligten bereits eingeplant sind, eine vorab geklärte Eingruppierung, damit sie nach dem Gespräch nicht erst geprüft werden muss, und eine mündliche Zusage unmittelbar nach der Auswahlentscheidung. Letzteres bindet rechtlich noch nicht, hält den Bewerber aber im Verfahren. Verwaltungen, die so arbeiten, verkürzen die Gesamtdauer erheblich, ohne eine einzige Vorschrift zu umgehen. Ein zweiter Hebel liegt bei Bewerbern ohne klassischen Werdegang.

Welche Rolle spielen Quereinsteiger?

Befund: Für viele Tätigkeiten ist eine verwaltungsspezifische Vorbildung nicht zwingend.

Zahlreiche Aufgaben in Verwaltungen setzen keine Ausbildung im öffentlichen Dienst voraus, sondern eine kaufmännische, technische oder pflegerische Qualifikation. In der Praxis schließen Ausschreibungen diese Bewerber dennoch häufig aus, weil Anforderungen aus dem Stellenplan unverändert übernommen werden.

Eine Durchsicht der Anforderungen lohnt deshalb vor jeder Ausschreibung: Welche Anforderung ist rechtlich zwingend, welche ist Gewohnheit? Wo eine Nachqualifizierung möglich ist, erweitert sich der Bewerberkreis erheblich. Verbunden damit ist die Frage, ob der Betrieb die Einarbeitung tragen kann, die bei Quereinsteigern länger dauert.

Wo liegt die Grenze der eigenen Möglichkeiten?

Befund: Stellenpläne, Tarifbindung und Haushaltsrecht sind nicht durch Personalarbeit veränderbar.

Eine Verwaltung kann weder die Entgeltgruppe frei bestimmen noch Stellen außerhalb des Stellenplans schaffen. Diese Grenzen sind real und sollten nicht als Versäumnis der Personalstelle behandelt werden.

Innerhalb dieser Grenzen bleibt dennoch mehr Spielraum, als genutzt wird: Verfahrensdauer, Formulierung der Ausschreibung, Sichtbarkeit der Stelle, Anforderungsprofil und Einarbeitung. Diese fünf Punkte kosten kein zusätzliches Budget. Wo der Engpass dagegen kurzfristig ist und nicht strukturell, führen die im Beitrag zu kurzfristigen Personalengpässen beschriebenen Wege schneller zum Ziel.