Personalengpässe beheben: kurzfristige Wege und ihre Grenzen

Was unterscheidet einen Personalengpass vom Fachkräftemangel?

Befund: Der Engpass ist ein Kapazitätsproblem auf Zeit, der Fachkräftemangel ein Strukturproblem des Arbeitsmarktes.

Ein Engpass entsteht durch einen konkreten Auslöser: Krankheit, Elternzeit, Kündigung, Auftragsspitze oder Urlaubshäufung. Er ist begrenzt, und das Ende ist meist absehbar. Der Fachkräftemangel beschreibt dagegen einen dauerhaften Mangel an verfügbaren Qualifikationen am Markt.

Die Unterscheidung bestimmt die Lösung. Gegen einen Engpass hilft zusätzliche Kapazität auf Zeit, gegen den Fachkräftemangel nur eine veränderte Personalgewinnung, wie der Beitrag zum Fachkräftemangel in Deutschland beschreibt. Wer einen Engpass mit einer Dauerstelle beantwortet, baut Fixkosten auf, die nach dem Ende des Auslösers bleiben. Die Wahl des Mittels folgt deshalb der Dauer.

Welche Wege stehen kurzfristig zur Verfügung?

Befund: Fünf Wege wirken innerhalb von Tagen bis Wochen, mit sehr unterschiedlichen Kosten.

Die Auswahl richtet sich nach der erwarteten Dauer, der benötigten Qualifikation und der Frage, ob die Tätigkeit im Betrieb erbracht werden muss.

Mehrarbeit ist der schnellste Weg und zugleich der riskanteste, weil sie die verbleibende Mannschaft belastet, deren Ausfall den Engpass verschärfen würde. Sie eignet sich für Wochen, nicht für Monate. Die übrigen Wege haben rechtliche Rahmenbedingungen, die vorher zu klären sind.

Worauf ist bei Zeitarbeit zu achten?

Befund: Nach neun Monaten greift grundsätzlich der Anspruch auf gleiches Arbeitsentgelt wie bei Stammbeschäftigten.

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sieht vor, dass Leiharbeitnehmer nach neun Monaten im selben Betrieb beim Entgelt gleichzustellen sind, sofern kein Tarifvertrag der Zeitarbeitsbranche abweichend etwas anderes regelt. Die Überlassungshöchstdauer beträgt grundsätzlich 18 Monate.

Für die Kalkulation heißt das: Zeitarbeit ist in den ersten Monaten planbar und wird danach teurer. Sie eignet sich für absehbare Zeiträume, nicht als Dauerlösung. Zu bedenken ist außerdem die Einarbeitungszeit, die bei jedem Wechsel erneut anfällt und bei kurzen Einsätzen den Nutzen aufzehren kann. Wo Spezialwissen gebraucht wird, ist ein anderer Weg sinnvoller.

Wann eignet sich ein Werk- oder Dienstvertrag?

Befund: Er eignet sich für abgrenzbare Leistungen, nicht für die Mitarbeit im laufenden Betrieb.

Beauftragt wird ein selbstständiger Dienstleister mit einem klar beschriebenen Ergebnis oder einer abgegrenzten Tätigkeit. Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die betriebliche Organisation dürfen dabei nicht entstehen.

Genau an dieser Stelle liegt das Risiko. Arbeitet die beauftragte Person wie ein Beschäftigter, also mit festen Arbeitszeiten, an einem zugewiesenen Arbeitsplatz und unter Weisung, kann eine Scheinselbstständigkeit vorliegen, mit Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Der Weg eignet sich deshalb für Projekte, Gutachten und Spezialaufgaben, nicht für das Auffüllen einer Schicht. Für wiederkehrende Lücken gibt es bessere Vorkehrungen.

Wie lassen sich wiederkehrende Engpässe strukturell auflösen?

Befund: Wiederkehrende Engpässe sind Planungsfehler, keine Zufälle.

Treten Lücken regelmäßig zu denselben Zeiten auf, etwa in Ferienzeiten, bei saisonalen Auftragsspitzen oder während Fortbildungen, lassen sie sich im Voraus einplanen. Dann ist der Engpass kein Notfall, sondern ein bekannter Bedarf.

Wirksam sind drei Vorkehrungen: eine Qualifikationsmatrix, die zeigt, wer welche Aufgabe übernehmen kann, eine bewusst breitere Ausbildung der Stammbelegschaft, damit Vertretung möglich wird, und ein kleiner Stamm von Aushilfen oder ehemaligen Beschäftigten, die kurzfristig einspringen. Die letzte Gruppe wird häufig übersehen, obwohl sie den geringsten Einarbeitungsaufwand verursacht. Unterschätzt wird auch, was ein Engpass tatsächlich kostet.

Was kostet ein unbesetzter Arbeitsplatz?

Befund: Die Kosten entstehen aus entgangener Leistung, Mehrarbeit und erhöhter Fluktuation.

Der sichtbare Teil ist die nicht erbrachte Leistung: abgelehnte Aufträge, verschobene Termine, unbearbeitete Vorgänge. Der zweite Teil sind Zuschläge für Mehrarbeit und die Kosten externer Unterstützung.

Der dritte Teil wird selten gerechnet und ist oft der größte. Dauerhafte Überlastung erhöht die Kündigungsbereitschaft der verbleibenden Mannschaft, und jede weitere Kündigung verschärft den Engpass. Aus einer unbesetzten Stelle werden so zwei. Wer die Belastungsdauer begrenzt, schützt deshalb nicht nur Menschen, sondern die eigene Kapazität. Die Entscheidung über das Mittel sollte dennoch nach einer klaren Regel fallen.

Welches Mittel passt zu welcher Dauer?

Befund: Die erwartete Dauer bestimmt das Mittel, nicht die Dringlichkeit.

Für Zeiträume unter vier Wochen tragen interne Umverteilung und begrenzte Mehrarbeit. Für ein bis sechs Monate sind Zeitarbeit oder eine befristete Einstellung angemessen. Bei mehr als sechs Monaten ist die unbefristete Besetzung meist günstiger als jede Überbrückung.

Die häufigste Fehlentscheidung ist das Verharren in der Überbrückung. Betriebe, die eine Stelle seit einem Jahr mit Mehrarbeit überdecken, zahlen in Zuschlägen und Fluktuation mehr als eine Einstellung gekostet hätte. Wenn die Besetzung am Markt scheitert, liegt kein Engpass mehr vor, sondern ein Gewinnungsproblem, das über die im Beitrag zur Personalgewinnung über soziale Netzwerke beschriebenen Wege anzugehen ist.