Neue Notarkanzlei: Sichtbarkeit aufbauen im Rahmen des Werbeverbots

Womit beginnt der Aufbau einer neuen Notarkanzlei?

Befund: Die erste Maßnahme ist kein Marketing, sondern die Erreichbarkeit in den amtlichen Verzeichnissen.

Vor jeder eigenen Außendarstellung steht der vollständige und korrekte Eintrag in den Verzeichnissen, die allen Notaren offenstehen. Dazu zählen das Verzeichnis der Bundesnotarkammer, die Verzeichnisse der regionalen Kammer sowie die Einträge, die Gerichte und Kommunen führen.

Diese Einträge sind der erste Treffer, den Rechtsuchende und zuweisende Berufsträger finden. Sie kosten nichts und sind ausdrücklich zulässig, weil sie allen Amtsträgern gleichermaßen offenstehen. Gleichzeitig entscheidet sich hier die Schreibweise von Name, Amtssitz und Erreichbarkeit, die anschließend überall identisch auftauchen sollte. Erst danach lohnt der Aufbau der eigenen Darstellung.

Welche Weichen stellt die Wahl der Domain?

Befund: Eine Domain aus reinen Gattungsbegriffen gilt als unzulässig und muss später teuer korrigiert werden.

Die Adresse der Kanzlei braucht einen individualisierenden Zusatz, in der Regel den Namen des Amtsträgers. Eine Adresse, die nur aus Berufsbezeichnung und Ortsnamen besteht, beanstanden die Kammern, weil sie einen allgemeinen Begriff für eine einzelne Kanzlei beansprucht.

Der Zeitpunkt macht den Unterschied. Eine Domain, die nach zwei Jahren gewechselt werden muss, kostet die gesamte bis dahin aufgebaute Auffindbarkeit und jeden Verweis, der auf die alte Adresse zeigt. Die Entscheidung gehört deshalb vor die erste Visitenkarte. Welche Gestaltungen im Einzelnen beanstandet werden, behandelt der Beitrag zu den Auslegungsregeln der Notarkammern. Auf der gewählten Adresse entsteht dann das wichtigste Werkzeug.

Welche Inhalte gehören auf die Website einer Notarkanzlei?

Befund: Zulässig ist sachliche Information zu Aufgaben, Zuständigkeit und Ablauf, nicht die Hervorhebung der Person.

Die Website trägt die Angaben zum Amtssitz, zu den Tätigkeitsbereichen, zur Erreichbarkeit und zum Ablauf einer Beurkundung. Sie darf erklären, welche Unterlagen für welchen Vorgang nötig sind und mit welcher Bearbeitungszeit zu rechnen ist.

Der größte Nutzen liegt in Inhalten, die eine konkrete Frage beantworten. Wer erklärt, was in eine Vorsorgevollmacht gehört oder wie ein Grundstückskaufvertrag abläuft, wird für genau diese Fragen gefunden, ohne eine einzige Zeile Werbung zu schreiben. Diese Auffindbarkeit über Inhalte ist der einzige skalierbare Kanal, der Notaren offensteht. Bezahlte Platzierungen scheiden aus, was die inhaltliche Arbeit zur einzigen Stellschraube macht. Sie wirkt allerdings nicht sofort.

Wie lange dauert es, bis eine neue Kanzlei gefunden wird?

Befund: Inhaltlich aufgebaute Sichtbarkeit braucht Monate, nicht Wochen, weil die Abkürzung über Anzeigen fehlt.

In anderen Branchen überbrückt bezahlte Werbung die Anlaufzeit, bis Inhalte greifen. Diese Möglichkeit besteht im Notariat nicht. Die Sichtbarkeit wächst deshalb ausschließlich über die Zeit, in der Inhalte veröffentlicht, verlinkt und von Suchmaschinen eingeordnet werden.

Daraus folgt eine andere Planung: Die Website entsteht nicht nach dem Amtsantritt, sondern parallel zur Vorbereitung. Wer erst mit der Amtsübernahme beginnt, verliert die ersten Monate. In dieser Zeit trägt das Geschäft ohnehin ein anderer Kanal.

Welche Rolle spielen zuweisende Berufsträger?

Befund: Der überwiegende Teil der Beurkundungen kommt über Empfehlungen anderer Berufsträger, nicht über Direktsuche.

Immobilienmakler, Steuerberater, Banken, Bauträger und Rechtsanwälte haben laufend mit beurkundungsbedürftigen Vorgängen zu tun. Sie empfehlen in der Regel eine Kanzlei, mit deren Abläufen sie vertraut sind.

Die Zusammenarbeit entsteht über Verlässlichkeit, nicht über Ansprache. Kurze Bearbeitungszeiten, saubere Entwürfe und erreichbare Mitarbeiter sprechen sich innerhalb eines Berufsstandes schnell herum. Unzulässig wäre die aktive Kaltakquise, also die unaufgeforderte Kontaktaufnahme mit dem Ziel, Mandate zu erhalten. Zulässig ist dagegen die fachliche Begegnung, etwa auf Veranstaltungen oder über Fachbeiträge. Genau hier liegt der zweite tragende Kanal.

Welche Veranstaltungen und Veröffentlichungen lohnen sich?

Befund: Fachvorträge und Veröffentlichungen sind zulässig und erreichen genau die Zielgruppen mit Beurkundungsbedarf.

Gastvorlesungen, Vorträge an Volkshochschulen, Veranstaltungen in Senioreneinrichtungen und Beiträge in regionalen Medien sind ausdrücklich erlaubt, solange sie sachlich und lehrend angelegt sind.

Der Nutzen ist doppelt. Ein Vortrag zur Vorsorgevollmacht erreicht Menschen, die den Bedarf gerade erkennen, und erzeugt zugleich einen Anlass für eine Veröffentlichung, die dauerhaft auffindbar bleibt. Dieselben Inhalte tragen damit beide Kanäle. Wichtig ist die Form: Der Vortrag informiert, er verkauft nicht. Eine direkte Terminvergabe im Anschluss verwandelt die zulässige Information in eine Maßnahme, die beanstandet werden kann. Mit wachsender Kanzlei kommt eine weitere Aufgabe hinzu.

Wann braucht eine neue Kanzlei eigene Stellenanzeigen?

Befund: Stellenanzeigen sind bei konkretem Anlass und sachlicher Formulierung ausdrücklich zulässig.

Das Werbeverbot erfasst die Mandatswerbung, nicht die Personalgewinnung. Eine Kanzlei, die eine Notarfachangestellte sucht, darf dafür ausschreiben, solange die Anzeige sachlich bleibt und ein konkreter Besetzungsbedarf besteht.

Der Engpass ist dabei real: Notarfachangestellte gehören zu den Berufen, in denen Ausbildungszahlen und Bedarf seit Jahren auseinanderlaufen. Wie Betriebe in vergleichbarer Lage ihre Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen, ohne die Mandatswerbung zu berühren, zeigt der Beitrag zur Ausspielung von Stellenanzeigen in den Jobergebnissen. Den gesetzlichen Rahmen für alles Übrige beschreibt der Beitrag zum Werbeverbot nach der Bundesnotarordnung.