Steuerfachangestellte einstellen: Auswahl, Zusage und Einarbeitung

Welche Anforderungen gehören tatsächlich in das Profil?

Befund: Zwischen zwingenden und wünschenswerten Anforderungen zu trennen, erweitert den Bewerberkreis erheblich.

Zwingend ist in der Regel die abgeschlossene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Praxis. Alles Weitere, von der Kenntnis einer bestimmten Software bis zur Erfahrung mit einer Mandantengruppe, ist erlernbar und damit nicht zwingend.

Der häufigste Fehler ist die Übernahme des Profils der ausscheidenden Person. Wer alle Kenntnisse einer seit zwölf Jahren eingearbeiteten Kraft fordert, sucht eine Person, die es auf dem Markt nicht gibt. Sinnvoll ist die Frage, welche Aufgaben in den ersten sechs Monaten übernommen werden sollen, und welche Qualifikation dafür genügt. Das Profil fällt damit kürzer aus und trifft mehr Menschen. Es entscheidet auch über die Ausschreibung.

Wie muss die Stellenanzeige aufgebaut sein?

Befund: Eine Anzeige ohne Angabe zu Vergütung und Arbeitszeitmodell wird in diesem Berufsfeld seltener beachtet.

Die Zielgruppe ist gefragt und vergleicht mehrere Angebote. Fehlt eine Gehaltsangabe, wird die Anzeige häufig übersprungen, weil der Vergleich Aufwand bedeutet. Dasselbe gilt für Angaben zu Teilzeit und Arbeit von zu Hause.

Die Anzeige sollte außerdem benennen, welche Mandanten betreut werden, wie groß das Team ist und wer die Einarbeitung übernimmt. Diese Angaben beantworten die Fragen, die ohnehin im Gespräch gestellt werden, und ersparen beiden Seiten unpassende Termine. Technisch gehört ein JobPosting-Markup dazu, damit die Stelle in den Jobergebnissen erscheint, wie der Beitrag zur Ausspielung von Stellenanzeigen in den Jobergebnissen beschreibt. Die Anzeige allein erreicht allerdings nur Suchende.

Worauf kommt es im Auswahlverfahren an?

Befund: Fachliche Eignung lässt sich an einem realen Fall besser prüfen als am Zeugnis.

Ein kurzer Praxisfall aus dem eigenen Alltag, etwa eine Buchung mit ungewöhnlichem Sachverhalt, zeigt in zwanzig Minuten mehr als jede Zeugnisnote. Entscheidend ist dabei nicht die richtige Lösung, sondern der Weg dorthin und der Umgang mit Unsicherheit.

Mindestens ebenso wichtig ist die Frage nach der Arbeitsweise im Mandantenkontakt. Wer eigenständig mit Mandanten kommuniziert, entlastet die Kanzleileitung spürbar, wer das nicht möchte, braucht eine andere Aufgabenzuschneidung. Beides ist legitim, sollte aber vor der Einstellung geklärt sein. Das Verfahren selbst darf dabei nicht zu lange dauern.

Warum entscheidet die Geschwindigkeit des Verfahrens?

Befund: Bewerber in diesem Berufsfeld haben in der Regel mehrere Angebote gleichzeitig.

Wer qualifiziert ist und wechseln will, erhält kurzfristig Alternativen. Eine Kanzlei, die zwischen Bewerbung und Zusage drei Wochen benötigt, verliert gegen eine, die nach vier Tagen entscheidet.

Verkürzen lässt sich das durch feste Gesprächsfenster im Wochenrhythmus, durch eine vorab geklärte Gehaltsspanne und durch die Entscheidung unmittelbar nach dem Gespräch statt nach interner Abstimmung. Eine mündliche Zusage am selben Tag kostet nichts und bindet den Bewerber im Verfahren. Mit der Zusage beginnt der Teil, an dem die meisten Einstellungen scheitern.

Wie wird die Einarbeitung aufgebaut?

Befund: Ohne benannte Ansprechperson und schriftlichen Plan endet ein erheblicher Teil der Einstellungen in der Probezeit.

Die neue Kraft braucht eine Person, die zuständig ist, und einen Plan, der die ersten Wochen gliedert: welche Mandanten wann übernommen werden, welche Systeme eingeführt werden und wann Rückfragen möglich sind.

Bewährt hat sich die schrittweise Übergabe statt der vollständigen Übernahme eines Mandantenstamms am ersten Tag. Wer sofort die volle Last trägt, kann keine Fragen stellen, weil keine Zeit bleibt. Realistisch sind sechs bis zwölf Wochen bis zur vollen Auslastung, je nach Vorerfahrung. Diese Zeit ist einzuplanen, nicht zu hoffen. Ein zweiter Punkt betrifft die Zeit danach.

Wie lässt sich die neue Kraft halten?

Befund: Die Bindung entscheidet sich an der Perspektive, nicht am Einstiegsgehalt.

Wer die Ausbildung abgeschlossen hat, stellt innerhalb der ersten Jahre die Frage nach dem nächsten Schritt. Kanzleien, die Fortbildung zum Steuerfachwirt unterstützen, also Freistellung und Kostenbeteiligung zusagen, beantworten diese Frage, bevor sie zur Kündigung führt.

Der zweite Punkt ist die Aufgabenentwicklung. Wer nach drei Jahren dieselben Mandanten mit denselben Vorgängen bearbeitet, sucht Abwechslung außerhalb. Eine Erweiterung des Mandantenkreises, die Übernahme eines Fachgebiets oder die Einarbeitung von Auszubildenden wirken hier stärker als eine Gehaltserhöhung. Welche Wege dafür offenstehen, ordnet der Beitrag zur systematischen Entwicklung vorhandener Mitarbeiter ein.

Was tun, wenn sich niemand bewirbt?

Befund: Bleiben Bewerbungen aus, liegt es meist am Kanal, nicht am Angebot.

Die Zielgruppe ist überwiegend beschäftigt und sucht nicht aktiv. Eine Anzeige erreicht deshalb nur einen kleinen Teil. Wer dort nichts findet, sollte zuerst den Kanal wechseln, bevor er das Gehalt erhöht.

Wege, die auch Menschen ohne Suchabsicht erreichen, beschreibt der Beitrag zur Personalgewinnung über soziale Netzwerke. Die strategische Sicht auf den Bewerbermarkt der Branche, einschließlich der Rolle der eigenen Ausbildung, enthält der Beitrag zur Mitarbeitergewinnung in der Steuerkanzlei.